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Ihr Mitarbeiter kündigt … das kann für Sie richtig teuer werden

Autor: Claudia Hümpel, 27.05.2015

Kosten Nachbesetzung

Dass Mitarbeiter kündigen, gehört zum normalen Führungsalltag. Aber haben Sie einmal ausgerechnet, wieviel Sie der Weggang eines Mitarbeiters und eine passende Neueinstellung kostet?

Das ist richtig teuer. Sie glauben das nicht? Dann rechnen Sie mal nach!

Um es ganz plastisch zu machen, nehmen wir ein vereinfachtes Beispiel mit fiktiven Zahlen:

Sabine ist eine Java-Entwicklerin mit 3-monatiger Kündigungsfrist und einem Bruttogehalt von 3500 EUR. Rechnen wir die Lohnnebenkosten dazu, die in Deutschland ca. 28% (Österreich ca. 37%) betragen, kommen Sie auf Gehaltskosten von 4.480 EUR (4.795 EUR) pro Monat. Und da sind die Gemeinkosten noch gar nicht mit eingerechnet.

Außerdem rechnen wir der Einfachheit halber mit einem internen Stundensatz von 40 EUR für alle notwendigen Tätigkeiten, die die Mitarbeiter und Führungskräfte Ihres Unternehmens im Zusammenhang mit dem Austritt von Sabine und dem Eintritt eines neuen Mitarbeiters tun müssen.

Der neue Mitarbeiter verdient das Gleiche wie Sabine und auch der von Ihnen benannte Betreuer für die Einarbeitung bekommt der Einfachheit halber das gleiche Gehalt.

Sie können die folgende Rechnung gerne mit Ihren echten Gehältern und internen Stundensätzen (bitte getrennt nach Mitarbeiter und Führungskraft) und den jeweils landesspezifischen Lohnnebenkosten nachrechnen und bekommen auf diesem Weg Ihre echten Nachbesetzungskosten!

Die Gesamtkosten kann man grob in fünf Blöcke einteilen:

Bevor Sabine das Unternehmen verlässt

  • In der Zeit, in der Sabine auf Jobsuche ist, hat sie innerlich bereits gekündigt und bringt in dieser Zeit (2 Monate) und der sich anschließenden Kündigungsfrist (3 Monate abzüglich 1 Monat Resturlaub) ca. 20% weniger Leistung. Das macht insgesamt 3.584 EUR.
  • Sabine hat noch etwa 20 Tage Resturlaub, die sie kurz vor Austritt nimmt; es kommen also noch 4.480 EUR dazu.

D.h. allein durch Sabines Kündigung ergeben sich schon Kosten von 8.064 EUR.

Die Austrittskosten

  • Für Sabine muss ein Zeugnis geschrieben werden, die Endabrechnung durchgeführt und die notwendigen Abmeldungen getätigt sowie sämtliche Benutzerkonten gesperrt werden. Nehmen Sie an, dass das insgesamt 10 Stunden in Anspruch nimmt.

Macht also 400 EUR für diesen Kostenblock.

Kosten durch die unbesetzte Stelle

  • Selbst wenn Sie am Tag der Kündigung von Sabine anfangen nach einem Nachfolger zu suchen, werden Sie frühestens nach drei bis vier Monaten einen passenden Kandidaten gefunden haben. Alles andere wäre absolute Glückssache. Es fallen also Kosten für die Mehrarbeit durch die Kollegen, evtl. benötigte externe Unterstützung u.v.m. an.

Rechnen Sie der Einfachheit halber pro Monat mit dem Monatsgehalt von Sabine, d.h. ca. 4.480 EUR je Monat, in dem ihre Position nicht nachbesetzt ist.

Kosten für Suche und Einstellung eines neuen Mitarbeiters

  • Das Anforderungs- und Stellenprofil muss mit den beteiligten Führungskräften abgestimmt und daraus ein aussagefähiges und attraktives Online- bzw. Print-Inserat getextet und gestaltet werden. Planen Sie optimistisch dafür 10 Stunden ein – ergibt 400 EUR.
  • Dazu kommen die Kosten für eine Veröffentlichung auf Online-Börsen und/oder in Printmedien. Macht ca. 1.000 EUR – 1.500 EUR für Online und je nach Verbreitungsgebiet 2.000 EUR – 3.500 EUR in der Zeitung.
  • Der Zeitaufwand für das Sichten der Bewerbungen, das Führen von telefonischen Vorabinterviews, die Formulierung der Absagen an die nicht passenden Bewerber und die Vereinbarung und Abstimmung der Termine für die Bewerbungsgespräche schlägt je nach Anzahl der Bewerbungen mit ca. 5-10 Stunden zu Buche. Ergibt also ca. 200 EUR – 400 EUR.
  • Anschließend dann die Bewerbungsgespräche: Gehen Sie von fünf Bewerbern in der ersten Runde und zwei Bewerbern in der 2. Runde aus. Die Gespräche dauern jeweils ca. 1,5 Stunden und werden normalerweise mit zwei Personen geführt. Macht insgesamt 21 Stunden, d.h. 840 EUR.
  • Nachdem Sie sich für einen Nachfolger entschieden haben, folgen die Vertragsverhandlungen und die Erstellung des Arbeitsvertrags sowie die Vorbereitungen für den ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters (technische Ausstattung, Einrichten der Nutzerkonten in allen benötigten Software-Systemen, Erstellung des Einarbeitungsplans etc.). Dafür setzen Sie ebenfalls ca. 10 Stunden an, also noch einmal 400 EUR.

Insgesamt trägt dieser Kostenblock mit mindestens 2.840 EUR zu den Gesamtkosten bei.

Die Kosten für die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters

  • Einer muss sich um den neuen Mitarbeiter kümmern. Nehmen Sie an, dass der Betreuer für drei Monate ca. 20% seiner Arbeitszeit für den neuen Mitarbeiter aufwenden muss. Ergibt 2.688 EUR.
  • Der Vorgesetzte sollte in den ersten 3-6 Monaten mindestens mit zwei Arbeitstagen für Einführungs- und Feedbackgespräche rechnen. Also insgesamt 16 Stunden und 640 EUR (die Kosten sind in der Realität sicher höher).
  • Im ersten Monat wird der neue Mitarbeiter noch keine produktive Arbeitsleistung erbringen. Die wird erst anschließend von Monat zu Monat langsam ansteigen. Rechnen Sie mit insgesamt 1,5 Gehälter, d.h. 6.720 EUR.
  • Dazu kommen noch alle Schulungen, die in den ersten 6-12 Monaten notwendig sind. Dafür rechnen Sie in diesem Beispiel mit 2.500 EUR.

Die Einarbeitung kostet Sie also insgesamt mindestens 12.548 EUR.

Die Beispielrechnung ergibt einen Betrag von – konservativ geschätzt – rund 28.500 EUR. Bleibt die Stelle länger als einen Monat unbesetzt, erhöht sich dieser Betrag entsprechend.

Also ein ganz schönes Sümmchen. Und da sind die Kosten für die möglicherweise demotivierten Kollegen oder unzufriedene Kunden noch gar nicht eingerechnet.

Investieren Sie in Ihre Mitarbeiter – es lohnt sich!

Angesichts dieses hohen Betrages, der mindestens ein halbes Jahresgehalt beträgt, bekommt die Aufgabe „Mitarbeiter binden und entwickeln“ einen ganz anderen Stellenwert für Sie.

Das Credo angesichts dieser dramatischen Zahlen kann für Sie daher doch nur lauten: „Mitarbeiter sorgfältig auswählen, entwickeln und fördern und durch geeignete Maßnahmen langfristig an Ihr Unternehmen binden“. Das rechnet sich  in jedem Fall und erspart Ihnen unnötige Kosten bei der Nachbesetzung.

Wenn Sie bei dem Wort „geeignete Maßnahmen“ ins Grübeln kommen, sollten wir uns dazu einmal persönlich unterhalten. Rufen Sie mich einfach an und verabreden Sie mit mir einen Termin für ein kostenloses Erstgespräch. Sie können nur gewinnen!

 

Kommentare (4)

  • Rudolf Arenstorff

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    Sehr interessante Rechnung, allerdings m.E. nicht 100% richtig. Z.B. den Resturlaub einzurechnen ?! Die Kosten (auch für Urlaub) sind in der Stundensatzkalkulation inbegriffen. Grundsätzlich stimme allerdings zu, es lohnt sich in MA zu investieren (auch in die über 50’zig)

    Ing. Rudolf Arenstorff

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    • Claudia Hümpel

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      Hallo Herr Arenstorff, die Rechnung ist sicher nicht zu 100% korrekt, aber der Urlaub der Mitarbeiterin, die kündigt ist nicht bzw. nur zu einem ganz kleinen Anteil im Stundensatz der verbleibenden Mitarbeiter eingerechnet. Daher muss man den Betrag für ihr Gehalt während ihres Resturlaubs mit berücksichtigen.
      Und Sie haben völlig recht, dass es ganz wichtig und notwendig ist, auch in Mitarbeiter zu investieren, die älter als 50 sind. Denn schließlich arbeiten diese auch noch bis zu 15 Jahre (oder länger)!

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  • Rudolf Arenstorff

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    Sehr geehrte Fr. Hümpel !
    Der Stundensatz der zur Verrechnung gebracht wird, sollte die angesprochenen Kosten wie Urlaub (auch Resturlaub), Risiken wie Krankheiten etc. abdecken. Was sich beim Abgang eines Leistungsträgers allerdings erhöhen kann, ist der Aufwand der in die Fertigstellung des Projektes investiert werden muss. Bei Fixpreisprojekten kann das tragisch werden, bei Aufwandsbasierenden Projekten wird sich dieser Fall ev. neg. auf die Reputation des Unternehmens auswirken, da der geschätzte Aufwand überzogen wird. (kommt selten gut an)

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    • Claudia Hümpel

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      Hallo Herr Arenstorff, ja ich bin mir sicher, dass die tatsächlichen Kosten deutlich höher sein können und das gerade auch bei Leistungsträgern (egal in welchem Bereich)!
      Den internen Stundensatz rechnet jedes Unternehmen ein bisschen anders. Daher meine Anregung, dass sich jeder Unternehmer und jede Führungskraft das mal für sein Unternehmen oder seinen Bereich anhand der eigenen Werte ausrechnen sollte. Da wird sich manch einer wundern;-)

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