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Struktur hilft Bauchgefühl – Tipps zum Führen von Auswahlgesprächen

Autor: Claudia Hümpel, 13.03.2014

Das Bewerbergespräch oder Auswahlinterview ist ein wichtiges Instrument, um herauszufinden, ob ein Bewerber in Ihr Unternehmen, in das Team und auf die zu besetzende Position passt. Ganz so offensichtlich wie auf unserm Bild, stechen die hellen Köpfe der passenden Mitarbeiter leider meistens nicht hervor. Gute Vorbereitung, professionelle Gesprächsführung und eine sorgfältige Nachbereitung der Interviews mit den Bewerbern bilden daher die Basis für eine fundierte und begründete Auswahlentscheidung.

Wir stellen Ihnen in diesem Beitrag eine Checkliste zur Verfügung, anhand der Sie die Auswahlinterviews vorbereiten, durchführen und dokumentieren können.

Gesprächsvorbereitung

Eine gute Vorbereitung ist das A und O für die Durchführung professioneller Auswahlgespräche. Die folgenden Aufgaben gehören in jedem Fall dazu:

  • Erstellen Sie eine mit allen am Auswahlprozess Beteiligten abgestimmte Stellenbeschreibung und ein umfassendes Anforderungsprofil für die zu besetzende Position.
  • Treffen Sie die Vorauswahl der Bewerber nach den im Anforderungsprofil definierten Muss- und Kann-Kriterien.
    Die Einteilung kann z.B. in A, B und C erfolgen:
    A = sehr guter Kandidat, unbedingt einladen 
    B = nicht schlecht, aber vor der Einladung unbedingt ein Vorabtelefonat führen
    C = kommt nicht in Frage – umgehend absagen
  • Führen Sie Vorabtelefonate zur Klärung von ersten Fragen, Unklarheiten und zum Abgleich, ob sich der positive Eindruck aus der Bewerbung im Telefonat bestätigt.
  • Planen Sie die Gesprächstermine und bestätigen Sie den eingeladenen Bewerbern ihre Termine per Mail. Für die Gespräche gilt: „vier Augen sehen mehr als zwei“, d.h. wenn möglich führen Sie das Gespräch zu zweit.
  • Erstellen Sie im Vorfeld einen Gesprächsleitfaden für die Interviews.
    Der Gesprächsleitfaden enthält den Ablauf (die Gesprächsphasen) und einige wichtige Fragen, die Sie jedem Bewerber stellen werden und mit denen Sie die wesentlichen Kompetenzen aus dem Anforderungsprofil abprüfen möchten.

Gesprächsführung

Der rote Faden durch das Bewerbungsgespräch hilft Ihnen (und dem Bewerber), alle wesentlichen Themen anzusprechen. Bitte bedenken Sie, dass die Bewerbungssituation für den Bewerber Anspannung und Stress bedeutet. Sie tragen durch Ihren Einstieg und die Art der Gesprächsführung ganz wesentlich zu einem guten Gelingen des Gesprächs bei.

Einstieg        

  • Begrüßung, Bedanken, Vorstellen der Beteiligten
  • Kurze Einleitung (Small Talk, Einstimmen des Bewerbers)
  • Informationen über Ablauf und Ziele des Auswahlgesprächs geben

Hauptteil    

  • Fragen nach dem bisherigen Werdegang
  • Vertiefendes Nachfragen
    – wenn Ihnen etwas unklar ist
    – zu den fachlichen Kompetenzen
    – zu den persönlichen Stärken
    – zum Arbeitsverhalten
    – zum Umgang mit Kollegen, Vorgesetzten und Kunden
    – zum Führungsverhalten und den Führungsgrundsätzen
    – zu bisherigen Erfolgen und Misserfolgen
    – zu den Beweggründen für den Stellenwechsel
    – zu den persönlichen Zielen und Erwartungen an die neue Position
    – zu den Erwartungen an das neue Unternehmen und den Vorgesetzten
  • Optional: situative Fragen und Fallstudienarbeit; schildern Sie z.B. eine kritische Situation aus dem Arbeitsalltag der zu besetzenden Position und fragen Sie den Bewerber „Was würden Sie tun?“
  • Vorstellung der zu besetzenden Position, des Teams, des Unternehmens, der Kultur, den Erwartungen und den Anforderungen an den Bewerber
  • Raum für Fragen des Bewerbers
  • Besprechen der vertraglichen Rahmenbedingungen – dieses Thema wird im ersten Gespräch meist nur angerissen und in einem Folgegespräch vertieft und fixiert

Abschluss 

  • Klärung evtl. noch offener Fragen – erkundigen Sie sich nach dem Stand der anderen Bewerbungsprozesse des Kandidaten
  • Absprache zum weiteren Vorgehen
  • Wertschätzender Gesprächsabschluss – bitte nicht vergessen, sich beim Bewerber für sein Kommen zu bedanken

Gesprächsnachbereitung

Damit Sie sich ein mögliches objektives Bild aller Bewerber machen können, auf das Sie auch noch nach ein paar Tagen zurückgreifen können, jedes Gespräch nachzubereiten.

  • Idealerweise haben Sie sich während des Gesprächs Notizen gemacht. Wenn Sie das Gespräch nicht alleine geführt haben, sollten Sie sich unmittelbar nach der Verabschiedung des Kandidaten gemeinsam 10 Minuten Zeit nehmen, Ihre persönlichen Eindrücke austauschen UND schriftlich festhalten. Anderenfalls notieren Sie unbedingt direkt nach dem Gespräch Ihre Beobachtungen und Einschätzungen.
  • Nachdem Sie die Gespräche mit allen in Frage kommenden Bewerbern geführt haben, setzen Sie sich mit den am Auswahlprozess Beteiligten zusammen und entscheiden (auf Basis des Anforderungsprofils und Ihrer Notizen zu den Bewerbern), mit wem Sie in eine weitere Auswahlrunde gehen oder, wem Sie die Position anbieten möchten.
  • Sagen Sie möglichst zeitnah allen Kandidaten ab, die nach dem Auswahlgespräch für die Position nicht in Frage kommen.  Die Absage sollten Sie dem Bewerber telefonisch mitteilen. So haben Sie gleich die Möglichkeit eine kurze Begründung zu geben und bleiben dem Kandidaten durch den offenen und wertschätzenden Umgang mit ihm in guter Erinnerung. Wer weiß, vielleicht haben Sie ja bald eine Position zu besetzen, auf die der Kandidat perfekt passen würde und dann können Sie ihn direkt und ohne den Umweg über andere Suchkanäle  ansprechen.

Weitere Tipps und praxiserprobte Empfehlungen zu diesem Thema finden Sie in dem Buch „Erfolgserprobte Einstellungsinterviews“ von Uta Rohrschneider, Hanna Haarhaus, Sarah Friedrichs und Marie-Christine Lohmer, erschienen bei BusinessVillage GmbH in Göttingen.

Das Buch enthält u.a. ein Kapitel, in dem ein umfangreicher Fragenkatalog zu persönlichen und fachlichen Kompetenzen zusammengestellt wurde.

 

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